Sommaire
Dans la vie des entreprises, de nombreux documents administratifs sont traités chaque jour. Bien que le nombre soit important, il est tout de même impossible aux dirigeants de les détruire au fur et à mesure de son évolution. Bien au contraire, chaque document a l’obligation d’être archivé et conserver avec le plus grand soin pendant une période déterminée. Quels sont alors les délais de conservation prévus par le code du commerce ? Nous aborderons les précisions dans les lignes à suivre.
Les documents comptables
Dans le code de commerce, les temps durant lequel conserver les archives administratives sont établi à la perfection. De prime abord, les documents comptables sont considérés comme des livres et registres assez exceptionnels. D’après les réglementations, les entreprises doivent les conserver pendant une période d’au moins 10 ans après leur clôture. Une telle obligation est prévue dans l’article L 123-22 du code du commerce. Cela concerne particulièrement les documents que voici :
• Le livre-journal ;
• La balance générale annuelle ;
• Les inventaires ;
• Les bilans ;
• Les comptes de résultat ;
• Les comptes auxiliaires.
Chaque document comptable est particulièrement lié à plusieurs autres documents d’investissement. C’est le cas par exemple des contrats d’investissement, des documents d’acquisition ou de cession de biens, des contrats de participation et bien d’autre. Cela concerne également plusieurs autres contrats comme celui des assurances, des emprunts des bons de commande, des bons de réception, des bons de livraison.
Les documents fiscaux
À l’instar de la comptabilité, tous les documents liés à la fiscalité d’une entreprise doivent être conservés à la perfection. Le délai minimal prévu à ce niveau est de 10 ans. Il est important de préciser que les documents en question comprennent tout ce qui est relatif paiement des impôts et aux droits divers. Il ne faut pas négliger également de conserver des pièces justificatives qui sont en lien direct avec la TVA.
Les documents sociaux
À la différence de la fiscalité et de la comptabilité, le délai de conservation des documents sociaux est beaucoup plus large. De même, cela varie en fonction de leur nature. Voici la durée de conservation de quelques documents sociaux :
• Les rapports des conseils d’administration, du gérant et du commissaire aux comptes : chacun d’entre eux doit être gardé pendant 3 ans et conformément à l’article L.235- 9 du code du commerce.
• Du côté des convocations, des pouvoirs et des feuilles de présence, la conservation des documents s’étend également sur 3 ans.
• Tout document relatif aux actions et aux parts sociales doit être conservé au moins 10 ans. Après la cession de l’entreprise, la conservation des documents s’étend sur 5 ans supplémentaires.
• Du côté des bulletins de salaire et des fiches de paie, les dirigeants doivent tout mettre en œuvre afin que les documents soient conservés pendant au moins 10 ans.
• etc.
Les documents commerciaux
Selon l’article L. 123-22 du Code du commerce, les documents commerciaux doivent être gardés pendant au moins 10 ans. Cela concerne les accords industriels, les contrats commerciaux, mais aussi les commandes des clients et des fournisseurs. Par contre, les déclarations en douane sont à garder 3 ans minimum.
Similaire
